Pendant une consultation d’ostéopathie, répondre au téléphone n’est pas toujours possible. Pourtant, les demandes de rendez-vous, les annulations ou les appels de patients à la recherche d’un créneau rapide continuent d’arriver. Pour un praticien exerçant seul, leur gestion peut rapidement empiéter sur les consultations et le temps consacré aux patients.
Externaliser l’accueil téléphonique permet de confier une partie de cette organisation à une équipe dédiée sans nécessairement recruter une secrétaire au cabinet.
Un télésecrétariat pour ostéopathes pour gérer les appels pendant les consultations
Le télésecrétariat pour ostéopathes permet d’assurer la réception des appels lorsque le praticien n’est pas disponible. Les télésecrétaires peuvent répondre aux patients, prendre leurs messages et gérer leurs rendez-vous en suivant les consignes définies par l’ostéopathe.
Cette organisation évite au praticien d’interrompre régulièrement ses consultations pour décrocher. Elle permet également au patient de bénéficier d’un interlocuteur lorsqu’il contacte le cabinet pendant une séance.
Le service peut notamment prendre en charge :
- La réception des appels entrants
- La prise, la modification ou l’annulation des rendez-vous
- La transmission des messages selon les consignes du cabinet
- La gestion des demandes prioritaires
- Le suivi et la relance des patients
L’ostéopathe conserve parallèlement l’accès à son agenda et peut faire évoluer ses instructions selon son organisation.
Comment sont gérés les rendez-vous d’un cabinet d’ostéopathie ?
L’externalisation ne signifie pas que le praticien perd la maîtrise de son planning. Le télésecrétariat médical pour ostéopathes intervient directement dans l’agenda utilisé par le cabinet en respectant les disponibilités et les consignes communiquées.
Téléservices travaille notamment avec Doctolib, Maiia, KelDoc et WZ Agenda. Les rendez-vous peuvent ainsi être ajoutés, déplacés ou annulés sans imposer au praticien une nouvelle organisation parallèle.
Cette gestion est particulièrement utile lorsqu’un cabinet propose différents types de consultations. Première séance, suivi, ostéopathie pédiatrique, sportive ou post-partum peuvent nécessiter une organisation différente du planning.
Les consignes données au télésecrétariat permettent alors d’adapter la prise de rendez-vous aux habitudes du cabinet.
Le télésecrétariat est-il utile pour un ostéopathe exerçant seul ?
L’exercice individuel est justement une situation dans laquelle la gestion du téléphone peut devenir contraignante. Sans secrétaire présente sur place, chaque appel reçu pendant une séance impose de choisir entre interrompre la consultation et laisser sonner.
Le télésecrétariat pour ostéopathes constitue une solution intermédiaire : le praticien conserve son cabinet et son fonctionnement tout en externalisant les tâches qu’il ne peut pas assurer lorsqu’il reçoit un patient.
Le service peut également compléter un secrétariat déjà présent. Il peut par exemple prendre le relais lors d’une absence, absorber davantage d’appels pendant certaines périodes ou étendre l’amplitude de l’accueil téléphonique.
Chez Téléservices.fr, les appels peuvent être pris en charge du lundi au vendredi de 8 h à 20 h et le samedi de 8 h à 12 h.
Comment préserver la confidentialité des patients ?
La gestion à distance implique de transmettre certaines informations nécessaires à la prise de rendez-vous ou au traitement des demandes. La confidentialité constitue donc un critère essentiel au moment de choisir un télésecrétariat médical pour ostéopathes.
Téléservices.fr indique appliquer les exigences du RGPD et encadrer les échanges par des protocoles de confidentialité. Les télésecrétaires sont également formées aux particularités du secteur médical et aux consignes propres aux professionnels accompagnés.
Leur rôle reste celui d’un secrétariat. Elles assurent l’accueil, l’organisation et la transmission des informations sans se substituer au praticien.
Quel budget prévoir pour externaliser son secrétariat ?
Le coût peut également expliquer l’intérêt du télésecrétariat pour ostéopathes, notamment lorsqu’un cabinet n’a pas besoin d’une secrétaire présente à temps plein.
Téléservices.fr propose une facturation à l’appel pour les ostéopathes. Cette formule permet d’adapter une partie du coût au volume d’appels réellement traité plutôt que de supporter les charges liées à l’embauche d’une secrétaire en interne.
Au-delà du budget, l’intérêt réside surtout dans l’organisation quotidienne. Les appels et les rendez-vous continuent d’être traités pendant que l’ostéopathe consulte, se déplace ou n’est pas disponible.
Le télésecrétariat pour ostéopathes permet ainsi de séparer plus clairement le temps consacré aux consultations de celui consacré à la gestion du cabinet. Pour le praticien, la délégation devient un moyen de limiter les interruptions tout en maintenant un accueil téléphonique pour ses patients.
